Esihenkilöiden koulutus

Esihenkilön työ edellyttää paljon muutakin kuin oman ammattialan hyvää osaamista. Esihenkilö johtaa ihmisiä ja työtä, tekee päätöksiä, perehdyttää, valvoo työn tekemistä, käsittelee erilaisia henkilöstötilanteita ja huolehtii omalta osaltaan siitä, että organisaation toimintatavat toteutuvat käytännössä.

Esihenkilöksi siirrytään usein oman työn tai ammattialan osaamisen kautta. Uuden tehtävän mukana tulee kuitenkin vastuita ja tilanteita, joihin aikaisempi työkokemus ei välttämättä ole valmistanut.

Siksi esihenkilöiden suunnitelmallinen kouluttaminen on tärkeä osa hyvää johtamista ja organisaation osaamisen kehittämistä.

Esihenkilö tarvitsee oman tehtävänsä edellyttämää osaamista

Esihenkilöiden tehtävät vaihtelevat huomattavasti organisaation, toimialan ja vastuualueen mukaan. Yksi johtaa muutaman henkilön työryhmää, toinen vastaa kymmenistä työntekijöistä ja kolmannella voi henkilöstövastuun lisäksi olla vastuuta esimerkiksi turvallisuudesta, laadusta, hankinnoista tai asiakastyöstä.

Myös organisaation koko vaikuttaa esihenkilön työhön. Suuremmassa organisaatiossa tukena voivat olla HR, työsuojeluorganisaatio, lakipalvelut sekä turvallisuuden, laadun ja tietohallinnon asiantuntijat. Pienessä organisaatiossa esihenkilön täytyy usein selviytyä samoista käytännön tilanteista huomattavasti pienemmällä tukiorganisaatiolla.

Esihenkilön ei tarvitse osata kaikkea. Hänen pitäisi kuitenkin tunnistaa oma vastuunsa, tietää organisaation toimintatavat ja ymmärtää, milloin asia pitää viedä eteenpäin tai pyytää asiantuntijan apua.

Esihenkilön vastuut ja toimivaltuudet on tunnettava

Yksi esihenkilötyön peruskysymyksistä on: mistä minä saan päättää ja mistä minä vastaan?

Esihenkilö voi tehdä päivittäin päätöksiä esimerkiksi työn järjestämisestä, työtehtävistä, työvuoroista, hankinnoista, perehdyttämisestä, poissaoloista ja henkilöstön toimintaan puuttumisesta. Päätöksillä voi olla henkilöstöön, turvallisuuteen, talouteen ja organisaation toimintaan liittyviä vaikutuksia.

Siksi vastuiden lisäksi pitää tuntea myös toimivaltuudet. Kaikki esihenkilöt eivät voi tehdä samoja päätöksiä, eikä esimerkiksi sopimusten tekeminen, rekrytointi, varoituksen antaminen tai merkittävien hankintojen hyväksyminen kuulu automaattisesti jokaiselle esihenkilölle.

Selkeät vastuut, toimivaltuudet ja toimintatavat vähentävät epävarmuutta ja helpottavat esihenkilön päivittäistä työtä.

Henkilöstöjohtaminen tuo vastaan erilaisia tilanteita

Esihenkilö kohtaa henkilöstön kanssa tilanteita, joissa tarvitaan sekä ihmisten johtamista että organisaation toimintatapojen tuntemista.

Rekrytointi, uuden työntekijän vastaanottaminen, perehdyttäminen, kehityskeskustelut, työaikojen suunnittelu, poissaolot, työhyvinvoinnin kysymykset ja muutokset ovat osa monen esihenkilön arkea.

Joskus vastaan tulee myös vaikeampia tilanteita. Esihenkilö voi joutua käsittelemään häirintää tai epäasiallista kohtelua, työkykyyn liittyviä ongelmia, työyhteisön ristiriitoja tai työntekijän toimintaan puuttumista.

Kaikkia tilanteita ei tarvitse ratkaista yksin. Esihenkilön on kuitenkin tärkeää tunnistaa tilanne ja tietää, miten organisaatiossa kuuluu toimia.

Perehdyttäminen ja osaamisen varmistaminen ovat keskeistä esihenkilötyötä

Uuden työntekijän perehdyttäminen ei ole vain ensimmäisen työpäivän esittelykierros. Työntekijän pitää saada riittävät tiedot tehtävästään, työpaikan toimintatavoista, työvälineistä, turvallisista työmenetelmistä ja omaan työhönsä liittyvistä riskeistä.

Perehdyttämistä tarvitaan myös silloin, kun työtehtävät, työmenetelmät, työvälineet tai olosuhteet muuttuvat.

Esihenkilöllä on usein keskeinen rooli sen varmistamisessa, että tarvittava perehdytys, työnopastus ja koulutus toteutuvat käytännössä. Samalla pitäisi pystyä seuraamaan, mitä henkilölle on jo koulutettu ja mitä osaamista vielä tarvitaan.

Esihenkilö on siten tärkeä osa koko organisaation osaamisen johtamista.

Työturvallisuus kuuluu esihenkilön päivittäiseen johtamiseen

Työturvallisuus ei ole vain työsuojelupäällikön, työsuojeluvaltuutetun tai turvallisuusasiantuntijan tehtävä. Esihenkilöllä on käytännössä tärkeä rooli turvallisten työolosuhteiden ja toimintatapojen toteutumisessa omalla vastuualueellaan.

Työhön voi kuulua vaarojen tunnistamista, riskien arviointia, turvallisten työmenetelmien valvontaa, henkilönsuojainten käytön seuraamista sekä havaittuihin puutteisiin ja poikkeamiin puuttumista.

Myös työtapaturmat, läheltä piti -tilanteet ja turvallisuushavainnot tarvitsevat käsittelyä.

Esihenkilön koulutuksessa on siksi tärkeää auttaa ymmärtämään, että turvallisuusjohtaminen ei ole erillinen tehtävä, vaan osa tavallista työn johtamista.

Hyvä esihenkilö osaa myös puuttua ja viedä asioita eteenpäin

Esihenkilötyö ei ole pelkästään kannustamista ja työn sujuvuudesta huolehtimista. Tehtävään kuuluu myös valvontaa ja tarvittaessa ongelmiin puuttumista.

Jos turvallisuusohjeita ei noudateta, työtehtäviä jätetään tekemättä, käyttäytyminen on epäasiallista tai sovittuja toimintatapoja rikotaan, esihenkilön pitää osata toimia.

Puuttuminen ei tarkoita sitä, että jokainen tilanne johtaisi varoitukseen tai muuhun kurinpidolliseen toimenpiteeseen. Olennaista on tunnistaa tilanne, selvittää asia asianmukaisesti ja toimia organisaation sovittujen käytäntöjen mukaisesti.

Esihenkilön pitää myös tunnistaa oman osaamisensa ja toimivaltansa rajat sekä tietää, milloin asia kuuluu johdolle, HR, työsuojelulle, työterveyshuollolle tai muulle asiantuntijalle.

Muutokset, viestintä ja tiedonkulku vaativat osaamista

Esihenkilö on usein ensimmäinen henkilö, jolta työntekijät kysyvät, mitä organisaatiossa tapahtuva muutos tarkoittaa heidän oman työnsä kannalta.

Uusi järjestelmä, työmenetelmä, asiakas, organisaatiorakenne tai toimintatapa voi vaikuttaa työtehtäviin, vastuisiin, turvallisuuteen, osaamisvaatimuksiin ja työhyvinvointiin.

Hyvä viestintä on siksi keskeinen osa esihenkilötyötä. Esihenkilön pitää pystyä välittämään olennaista tietoa ymmärrettävästi, kuuntelemaan henkilöstöä ja varmistamaan, että tarvittava tieto saavuttaa oikeat henkilöt.

Samalla esihenkilön on huomioitava tietosuoja ja tietoturva sekä ymmärrettävä, mitä asioita voidaan käsitellä eri viestintäkanavissa.

Esihenkilön osaamista pitää ylläpitää

Esihenkilökoulutus ei kuulu vain ensimmäistä kertaa esihenkilöksi nimitettävälle. Työelämä, organisaation toimintatavat, teknologia, lainsäädäntö ja henkilöstön osaamistarpeet muuttuvat.

Esimerkiksi etä- ja hybridityö, kyberturvallisuus, tekoälyn käyttö, tietosuoja ja vastuullisuus ovat tuoneet esihenkilöille uusia käytännön kysymyksiä perinteisten henkilöstö- ja turvallisuusasioiden rinnalle.

Siksi esihenkilön osaamista kannattaa kehittää suunnitelmallisesti koko esihenkilötehtävän ajan.

Koulutuksia voidaan hyödyntää myös yhteisen toimintatavan rakentamiseen. Kun organisaation esihenkilöt saavat samoista perusasioista yhteisen koulutuksen, henkilöstöä voidaan johtaa yhdenmukaisemmin eri yksiköissä ja työryhmissä.

Esimerkkejä esihenkilöille soveltuvista koulutuksista

Pro Koulutuksen koulutuskokonaisuudesta voidaan valita esihenkilön tehtävään ja vastuualueeseen soveltuvia koulutuksia. Kaikki esihenkilöt eivät tarvitse samoja koulutuksia, vaan kokonaisuus voidaan muodostaa organisaation toiminnan, tehtävien, vastuiden ja riskien perusteella.

Esimerkiksi:

• Esihenkilötyöskentely
• Esihenkilön vastuut ja velvollisuudet
• Päätöksenteko ja toimivaltuudet esihenkilötyössä
• Riskienhallinta esihenkilön työssä
• Henkilöstön koulutus ja osaamisen johtaminen
• Perehdyttäminen ja työnopastus
• Kehityskeskustelut osana hyvää esihenkilötyötä
• Rekrytointi – johdon ja esihenkilön näkökulma
• Esihenkilön rooli henkilöstö- ja palkkahallinnossa
• Työsopimus ja työsuhdeasiat
• Työehtosopimus käytännön esihenkilötyössä
• Työhyvinvointi osana esihenkilötyötä
• Häirintä ja epäasiallinen kohtelu
• Varoitus ja suullinen huomautus
• Muutosjohtaminen käytännön esihenkilötyössä
• Viestintä ja tiedottaminen osana esihenkilötyötä
• Käytännön kyberturvallisuus esihenkilölle
• Tietoturva esihenkilön vastuulla

Esihenkilön osaaminen näkyy työpaikan arjessa

Hyvä esihenkilötyö ei synny pelkästään kokemuksen kautta. Esihenkilölle pitää antaa myös tietoa, koulutusta, toimintamalleja ja organisaation tukea tehtävän hoitamiseen.

Tavoitteena ei ole tehdä esihenkilöstä henkilöstöhallinnon, työsuojelun, työoikeuden, tietoturvan tai riskienhallinnan erityisasiantuntijaa. Hänen pitää kuitenkin tuntea oman tehtävänsä perusteet, tunnistaa olennaiset tilanteet ja tietää, kuinka niissä toimitaan.

Kun esihenkilöiden osaamisesta huolehditaan suunnitelmallisesti, hyöty näkyy henkilöstön johtamisessa, turvallisuudessa, työhyvinvoinnissa, tiedonkulussa ja koko organisaation toimintatapojen yhdenmukaisuudessa.

Esihenkilön ei tarvitse tietää kaikkea – mutta hänen pitää tietää riittävästi voidakseen johtaa vastuullisesti ja tunnistaa, milloin tarvitaan apua.