Henkilöstön koulutus

Henkilöstön osaaminen vaikuttaa työn turvallisuuteen, laatuun, tehokkuuteen ja koko organisaation toimintaan. Työntekijän pitää tietää, mitä häneltä odotetaan, miten työ tehdään oikein ja turvallisesti sekä millaisia toimintatapoja työpaikalla noudatetaan.

Osa koulutustarpeista perustuu työnantajan lakisääteisiin velvollisuuksiin. Suuri osa syntyy kuitenkin myös työtehtävistä, organisaation omista toimintatavoista, asiakkaiden vaatimuksista, riskeistä, teknologiasta ja toiminnan muutoksista.

Henkilöstön kouluttaminen ei siksi ole vain yksittäisten pakollisten koulutusten suorittamista. Parhaimmillaan se on suunnitelmallista osaamisen kehittämistä koko työsuhteen ajan.

Henkilöstön koulutustarpeita on kaikissa organisaatioissa

Koulutusta tarvitaan yrityksissä, kunnissa ja muissa julkishallinnon organisaatioissa, seurakunnissa, yhdistyksissä sekä muissa työnantajaorganisaatioissa.

Tarvittava koulutus riippuu toiminnasta ja työtehtävistä. Toimistotyössä osaamistarpeet ovat erilaisia kuin tuotannossa, rakentamisessa, kunnossapidossa, kuljetuksissa, siivoustyössä tai asiakaspalvelussa.

Myös saman organisaation sisällä työntekijät tarvitsevat erilaisia koulutuksia. Kaikille voidaan kouluttaa yhteisiä toimintatapoja, mutta tehtäväkohtainen osaaminen pitää rakentaa työn ja siihen liittyvien riskien perusteella.

Siksi henkilöstön kouluttamisessa kannattaa lähteä liikkeelle yksinkertaisesta kysymyksestä: mitä tämän henkilön pitää tietää ja osata voidakseen tehdä työnsä oikein ja turvallisesti?

Työnantajan yleinen huolehtimisvelvoite koskee työpaikan arkea

Työturvallisuuslain mukaan työnantajan on tarpeellisilla toimenpiteillä huolehdittava työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Tätä kutsutaan työnantajan yleiseksi huolehtimisvelvoitteeksi.

Velvollisuus ei tarkoita pelkästään tapaturmien ehkäisemistä. Työnantajan on huomioitava työhön, työolosuhteisiin, työympäristöön ja työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyviä tekijöitä sekä seurattava työympäristöä ja toimintatapojen turvallisuutta.

Koulutus, perehdyttäminen ja työnopastus ovat käytännön keinoja turvallisen työn tukemisessa. Pelkkä koulutuksen järjestäminen ei kuitenkaan yksin täytä työnantajan velvollisuuksia, vaan turvallisuudesta huolehtiminen muodostuu useista toimenpiteistä.

Perehdyttäminen ja työnopastus ovat henkilöstön osaamisen perusta

Työturvallisuuslaissa säädetään työntekijälle annettavasta opetuksesta ja ohjauksesta. Työntekijälle on annettava riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä sekä huolehdittava riittävästä perehdyttämisestä muun muassa työhön, työolosuhteisiin, työmenetelmiin, työvälineisiin ja turvallisiin työtapoihin.

Perehdyttäminen ei koske vain uusia työntekijöitä. Sitä tarvitaan myös tehtävien, työmenetelmien, työvälineiden tai työolosuhteiden muuttuessa. Annettua opetusta ja ohjausta pitää myös tarvittaessa täydentää.

Verkkokoulutus voi muodostaa yhden osan perehdyttämisestä. Se ei kuitenkaan korvaa sellaista käytännön työnopastusta, harjoittelua ja osaamisen varmistamista, jota työtehtävä edellyttää.

Hyvä perehdyttäminen muodostuu siten useista toisiaan täydentävistä tavoista.

Kaikki henkilöstön koulutustarpeet eivät perustu lakiin

Henkilöstön koulutuksesta puhuttaessa huomio kiinnittyy helposti lakisääteisiin velvollisuuksiin ja pakollisiin koulutuksiin. Organisaation koulutustarve on yleensä paljon tätä laajempi.

Työntekijän pitää esimerkiksi tuntea organisaation omat työ- ja toimintaohjeet. Koulutusta voidaan tarvita tietoturvasta, tietosuojasta, ympäristöasioista, laadusta, vastuullisuudesta, asiakaspalvelusta, poikkeamista ilmoittamisesta tai uusien järjestelmien käyttöönotosta.

Koulutustarpeita voivat synnyttää myös asiakkaiden ja päämiesten vaatimukset, sopimukset, toimittaja-arvioinnit ja organisaation omat tavoitteet.

Koulutuksen perusteena voi siis olla lainsäädännön lisäksi yksinkertaisesti se, että organisaatio haluaa työn tehtävän yhdenmukaisesti ja hyvällä tavalla.

Turvallinen työ edellyttää tietoa riskeistä ja toimintatavoista

Työntekijän pitää tunnistaa omaan työhönsä liittyviä vaaroja ja tietää, miten niitä ehkäistään.

Koulutustarpeet voivat työstä riippuen liittyä esimerkiksi koneisiin ja laitteisiin, kemikaaleihin, henkilönsuojaimiin, ergonomiaan, tulitöihin, huolto- ja korjaustöihin, väkivallan uhkaan, paloturvallisuuteen tai muihin työympäristön riskeihin.

Turvallisuuteen kuuluu myös poikkeamista oppiminen. Työntekijöiden pitäisi tietää, kuinka turvallisuushavainnoista, läheltä piti -tilanteista, työtapaturmista ja muista poikkeamista ilmoitetaan.

Tavoitteena ei ole vain opettaa sääntöjä, vaan auttaa henkilöstöä ymmärtämään, miksi turvallisia toimintatapoja tarvitaan.

Tietoturva, tietosuoja ja tekoäly kuuluvat yhä useamman työntekijän osaamiseen

Henkilöstön koulutustarpeet muuttuvat työn mukana. Nykyisin lähes kaikissa organisaatioissa käsitellään tietoa sähköisesti ja käytetään erilaisia tietojärjestelmiä, mobiililaitteita ja verkkopalveluja.

Työntekijän toiminta on tärkeä osa organisaation tietoturvaa. Salasanojen ja käyttäjätunnusten käsittely, epäilyttävien viestien tunnistaminen, henkilötietojen käsittely, mobiililaitteiden käyttö ja tietojen jakaminen kuuluvat monen työntekijän arkeen.

Myös tekoälypalvelujen käyttö tuo uusia kysymyksiä. Työntekijän pitäisi tietää, mitä tietoja palveluihin voidaan syöttää, mihin tekoälyn tuottamaa tietoa voidaan käyttää ja mitä organisaation omissa ohjeissa asiasta määrätään.

Näissä asioissa yhteinen koulutus auttaa rakentamaan koko henkilöstölle yhtenäisiä toimintatapoja.

Koulutusta tarvitaan myös muutoksissa

Työntekijän osaamistarve ei pääty perehdytysjakson jälkeen.

Työtehtävät muuttuvat, käyttöön otetaan uusia järjestelmiä, koneita ja työvälineitä, organisaation toimintatapoja uudistetaan ja uusia riskejä tunnistetaan. Myös lainsäädäntö, asiakkaiden vaatimukset ja teknologia kehittyvät.

Koulutustarpeita kannattaa siksi arvioida säännöllisesti sekä aina merkittävien muutosten yhteydessä.

Samalla voidaan arvioida, tarvitseeko aikaisempaa koulutusta täydentää tai uusia. Henkilöstön osaamisen ylläpitäminen on jatkuvaa toimintaa eikä yksittäinen tapahtuma työsuhteen alussa.

Yhteinen koulutus tukee yhteisiä toimintatapoja

Ohjeesta ei ole paljon hyötyä, jos henkilöstö ei tunne sitä tai jokainen tulkitsee sitä eri tavalla.

Yhteisillä koulutuksilla voidaan varmistaa, että henkilöstö tuntee organisaation keskeiset toimintatavat ja ymmärtää, miksi niitä noudatetaan. Tämä voi koskea esimerkiksi turvallisuutta, tietoturvaa, poikkeamista ilmoittamista, ympäristöasioita tai muita yhteisiä käytäntöjä.

Koulutus voi samalla toimia keskustelun käynnistäjänä työpaikalla: miten tämä asia on järjestetty meillä ja tietävätkö kaikki, kuinka käytännössä toimitaan?

Näin koulutus tukee myös organisaation toimintakulttuurin kehittämistä.

Koulutusten suorittamista pitää pystyä seuraamaan

Kun henkilöstöä ja koulutuksia on enemmän, pelkkään muistiin tai yksittäisiin sähköposteihin perustuva seuranta muuttuu nopeasti hankalaksi.

Organisaation on hyödyllistä tietää, mitä koulutuksia eri tehtävissä tarvitaan, kenelle koulutuksia on osoitettu ja mitkä koulutukset on suoritettu.

Dokumentoinnista voi olla hyötyä myös esimerkiksi perehdyttämisen seurannassa, auditoinneissa, toimittaja-arvioinneissa ja asiakkaiden esittämissä selvityksissä.

Koulutusjärjestelmä ja koulutusrekisteri helpottavat tämän kokonaisuuden hallintaa, mutta dokumentointi ei itsessään ole koulutuksen tavoite. Tärkeintä on, että työntekijällä on tehtävänsä edellyttämä osaaminen.

Esimerkkejä henkilöstölle soveltuvista koulutuksista

Pro Koulutuksen koulutuskokonaisuudesta voidaan valita henkilöstölle työtehtävien, työympäristön, vastuiden ja riskien perusteella soveltuvia koulutuksia. Kaikki työntekijät eivät tarvitse samoja koulutuksia.

Esimerkiksi:

• Perehdyttäminen ja työnopastus
• Työsuojelu ja työturvallisuus
• Työntekijän vastuut ja velvollisuudet
• Turvalliset työtavat ja työmenetelmät
• Työ-, toiminta- ja turvallisuusohjeet
• Työturvallisuusriskien arviointi käytännössä
• Turvallisuushavainnot ja läheltä piti -tilanteet
• Ergonomia ja turvalliset työskentelytavat
• Siisteys ja järjestys – turvallisen, laadukkaan ja tehokkaan työpaikan perusta
• Ensiapukoulutus, ensiapuvalmius ja ensiapuvälineet
• Paloturvallisuus ja sammutuskalusto
• Uhka- ja väkivaltatilanteet työpaikalla
• Tietosuoja työssä
• Työntekijän vastuu tietoturvasta
• Mobiililaitteiden ja sosiaalisen median vastuullinen käyttö työssä
• Tekoälyn turvallinen käyttö työssä
• Ympäristöturvallisuus
• Jätehuolto, lajittelu ja kierrätys

Toimialasta ja työtehtävistä riippuen henkilöstölle voidaan lisäksi tarvita koulutuksia esimerkiksi kemikaaliturvallisuudesta, koneturvallisuudesta, henkilönsuojaimista, tulitöistä, vaarallisista töistä tai huolto- ja korjaustöistä.

Henkilöstön osaaminen näkyy työn laadussa ja turvallisuudessa

Henkilöstön kouluttamisen tavoitteena ei ole mahdollisimman suuri määrä suoritettuja koulutuksia. Olennaista on, että työntekijällä on tehtävänsä edellyttämä osaaminen ja että organisaation yhteiset toimintatavat tunnetaan.

Suunnitelmallinen kouluttaminen tukee turvallisuutta, työn laatua, henkilöstön osaamista ja organisaation toimintavarmuutta. Samalla se auttaa työnantajaa huolehtimaan henkilöstön perehdyttämisestä, koulutustarpeiden tunnistamisesta ja toteutettujen koulutusten seurannasta.

Koulutusjärjestelmä auttaa kokoamaan tämän hallittavaksi kokonaisuudeksi.

Tavoitteena ei ole kouluttaa kouluttamisen vuoksi, vaan varmistaa, että henkilöstö osaa toimia työssään oikein, turvallisesti ja organisaation yhteisten toimintatapojen mukaisesti.